Kehilangan barang dagangan (selanjutnya disebut kehilangan barang) dalam bisnis ritel bukan merupakan suatu hal yang baru bagi para riteler, mengingat cara penataan barangnya yang sangat menarik perhatian, mudah dijamah dan mengundang minat untuk memiliki barang tersebut bagi yang melihatnya.
Dalam dunia kepolisian dikenal istilah yang berkaitan dengan tindak kejahatan yaitu N (Niat) dan K (Kesempatan). Niat adalah sesuatu yang telah direncanakan oleh pelaku, jadi bila seseorang telah berniat untuk mencuri maka segala daya upayanya akan dikerahkan untuk mengambil barang tersebut walaupun keadaannya mungkin kurang mendukung. Sedangkan Kesempatan adalah peluang yang tersedia, artinya jika peluang ada maka seseorang yang tadinya tidak berniat untuk mencuri sering timbul keisengannya untuk mencoba mencuri. Dalam topik ini pembahasan lebih banyak ditekankan pada aspek preventif (pencegahan) untuk terjadinya kehilangan barang.
Disamping hal-hal di atas perputaran barang yang cepat juga menjadi salah satu penyebab suburnya angka kehilangan bila tidak dibarengi dengan kontrol barang/stok yang
baik.Kehilangan barang yang tidak terkontrol akan menggerogoti keuntungan yang diperoleh yang lama kelamaan akan dapat menghentikan usaha ritel.
Mengingat vitalnya akibat kehilangan barang, maka tidak ada kata lain untuk menangani kehilangan barang-barang sedini mungkin. Bisnis ritel yang pada umumnya beroperasi secara swalayan sangat mudah sekali untuk terjadinya kehilangan barang karena begitu dekatnya antara manusia dengan barang dan terbatasnya jumlah karyawan yang mengawasi daerah tersebut, disamping itu adanya upaya riteler untuk memberi kebebasan customer memilih barang sering dianggap sebagai kesempatan untuk mengambil barang.
Kehilangan barang dapat terjadi dimana saja di area toko. Namun demikian kita dapat menggolongkan tempat terjadinya kehilangan ke dalam 5 lokasi, yaitu :
1. Pada Proses penerimaan barang
2. Didalam Area Gudang
3. Di dalam Area Jual
4. Di area Kasir
5. Di proses administrasi
Ada 4 faktor penyebab timbulnya kehilangan barang di toko, yaitu (Alatief Bisnis Institut, 2000):
1. Pencurian oleh karyawan 45 %
2. Pencurian oleh pihak eksternal 30 %
3. Kesalahan dan Ketidak akuratan pencatatan 20 %
4. Kesalahan Supplier 5 %
Kehilangan barang di toko sebagian besar disebabkan oleh karyawan, karena karyawan pada umumnya telah mengerti cara kerja dan sistem pengamanan barang di toko tersebut, sehingga mudah untuk mengatisipasinya. Sedangkan dari pihak luar (30 %) merupakan penyebab kedua, hal initerjadi karena adanya kesempatan dan kurang kontrol dari karyawan toko.
Kehilangan barang karena Kesalahan dan ketidakakuratan data lebih banyak disebabkan oleh kelalaian dan tidak disiplinnya bagian administrasi dalam mencatat ke luar masuknya arus barang dan kurang kontrolnya store manager di took, sehingga terlambat untuk diantisipasi. Kehilangan barang jenis yang ketiga ini walaupun pelik namun cukup mudah untuk segera diatasi.
Kehilangan barang yang disebabkan oleh kesalahan Supplier walaupun persentasenya kecil namun cukup berperan dalam menggerogoti margin yang diperoleh oleh toko, bila tidak segera diselesaikan. Kesalahan yang dilakukan oleh Supplier biasanya berkaitan dengan perbedaan harga beli barang, jumlah kuantiti barang dan adanya supplier yang nakal dengan mengganti barang dengan mutu yang lebih rendah.
Pada prinsipnya kehilangan barang di toko dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok, yaitu :
1. Unknown Loss (Kehilangan barang yang tidak diketahui penyebabnya)
2. Known Loss (Kehilangan barang yang diketahui penyebabnya).
Unknown loss merupakan kehilangan barang yang sesungguhnya akibat tindak pencurian baik dilakukan oleh karyawan maupun pihak luar (customer), sedangkan unknown loss merupakan kehilangan barang yang penyebabnya diketahui dan masih dapat dikontrol, misalnya tingginya tingkat barang yang rusak untuk produk jajanan pasar akibat salah pemesanan barang (pesan barang terlalu banyak dibandingkan penjualannya, sedangkan barang tersebut hanya layak konsumsi dalam satu hari).
Begitu pula halnya dengan barang-barang yang memliki masa kedaluarsa seperti susu segar, keju dan sebagainya. Jika barang-barang tersebut tidak ditangani dengan FIFO (First in First Out; atau barang yang masuk terlebih dahulu harus dikeluarkan terlebih dahulu), maka besar kemungkinan tingkat barang yang kedaluarsa juga akan makin tinggi dan ini akan memperbesar known loss-nya.
Mengatasi kehilangan barang di toko memang tidak gampang. Namun retailer pasti mampu menekan kehilanagn tersebut ke level yang masih dapat ditoleransi dengan dibuatnya sistem prosedur yang efektif yang disertai komitmen, disiplin dan ketegasan.
