Kamis, 28 Januari 2010

APA itu SOP


Setelah Kita membahas mengenai Apa itu SOP dan Jenis SOP yang ada pada Perusahaan maka untuk selanjutnya Kita akan membahas mengenai langkah selanjutnya yaitu Review SOP.

APA itu Review SOP

Pertama mari Kita pahami dahulu istilah melakukan Review SOP. Sering kali orang beranggapan pihak yang melakukan review adalah sama dengan meng-audit pekerjaan yang mereka lakukan. Jadi kesannya kok saya diperiksa 2 kali oleh Team Audit dan Team System Procedure/ SOP.

oracleSebenarnya itu adalah hal yang berbeda. Review disini dapat dikategorikan membantu setiap Kepala Departemen atau Divisi dalam implementasi SOP yang sudah disetujui bersama. Team ini bukannya mencari kesalahan Individu/ Departemen/ Divisi, tetapi lebih kearah bagaimana membantu mengaplikasikan SOP yang sudah disiapkan, membantu menagani kesulitan dilapangan sehingga SOP dapat dijalankan dengan baik, menginformasikan kepada Kepala Departemen/ Divisi hal-hal yang belum dapat diimplementasikan , sehingga diharapkan Mereka sudah dapat menyesuaikan dan memperbaikinya sebelum Team dari Internal Audit melakukan tugasnya.

PERSIAPAN REVIEW

Apa saja yang perlu dilakukan menjelang proses review SOP……

1. Tentukan ruang lingkup review termasuk periode yang akan direview
2. siapkan check list/ lembar kerja yang diperlukan sehubungan dengan topik yang akan direview
3. Tentunya bahan/ topik SOP yang akan kita review
4. Pahami dan pelajari bahan/ topik yang akan direview, hal ini akan sangat membantu dalam proses review.

isoPELAKSANAAN REVIEW

Proses pelaksanaan review ini dapat dibedakan menjadi 2 bagian, dimana untuk yang pertama kita perlu melihat dari sisi administrasi dan sisi yang satunya lagi dapat dilihat dari kondisi aktual di lapangan.

Apakah kondisi lapangan sesuai dengan administrasi yang kita lihat. Lakukan banyak interview dengan para Pelaksana di lapangan, hal ini sangat membantu Kita untuk menganalisa apakah mereka para operator memahami SOP yang ada.

Oleh karena itu, Kita yang melakukan review seperti yang sudah disebutkan diatas dalam persiapan review, Kita harus mamahami bahan yang akan Kita review. Jangan sampai terjadi Kita sebagai orang yang me-review hanya iya-iya saja setelah mendapat penjelasan dari operator dilapangan karena Kita sendiri sebagai pelaksana review tidak memahami salah satu proses tersebut. Istilah kasarnya mungkin Mereka (Operator Lapangan) membohongi Kita (Pelaksana-review).

HASIL REVIEW

Setelah proses review selesai, segera siapkan dan susun laporan Review yang telah dilakukan. Pelaporan tersebut disusun sedemikian mungkin sehingga para pembaca dapat memahami dan menerima isi laporan dengan baik.

Laporan Review ini akan disertai dengan usulan/ rekomendasi sebagai bagian dari Team System Procedure untuk membantu Mereka dalam menjalan SOP.