Jika kita mendengar kata disiplin kerja sering kali kita menghubungkannya kepada hukuman atau sanksi dan pelanggaran. Tetapi lebih dari itu disiplin memiliki makna yang lebih luas.
Disiplin adalah tindakan yang dilakukan seorang atasan untuk membentuk, memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap karyawan dalam melaksanakan peraturan dan standar organisasi.
Disiplin perlu dilakukan untuk memenuhi tiga tujuan, yaitu:
Pembentukan sikap kendali diri yang positif. Tujuan utama dari disiplin. Seorang karyawan yang memiliki kendali diri positif sangat diharapkan oleh organisasi. Tanpa adanya peraturan pun secara otomatis ia sudah mendisiplinkan diri sendiri. Sebagai contoh, karyawan yang bekerja tetap waktu, sadar untuk menghasilkan produk yang berkualitas tanpa perlu banyak diatur oleh atasannya.
Pengendalian kerja. Agar pekerjaan yang dilakukan oleh para karyawan lebih efektif dan sesuai dengan tujuan organisasi maka dilakukan pengendalian kerja dalam bentuk pemberlakuan peraturan perusahaan, standar dan tata tertib organisasi.
Perbaikan sikap. Dilakukan dengan menggunakan kegiatan orientasi, pelatihan, pemberlakuan sanksi, dan sebagainya untuk karyawan yang dirasakan belum memenuhi standar dan peraturan perusahaan.
Mc Gregor (1967), menjelaskan dalam bukunya, bahwa disiplin akan bekerja dengan baik apabila memenuhi empat prinsip yang disebutnya sebagai Prinsip Tungku Panas (The Hot Stove Rule), yakni:
Adanya pemberitahuan awal bagi para karyawan mengenai hal-hal yang terkait dalam disiplin kerja, sebelum mereka melakukan tindakan indisipliner. Beberapa penerapan yang dapat dilakukan manajer adalah dengan memberikan orientasi mengenai hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk para karyawan baru, distribusi peraturan perusahaan untuk semua karyawan dan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Segera, merupakan prinsip kedua. Dampak dari tindakan indisipliner yang dilakukan seorang karyawan akan efektif jika sesegera mungkin didapatkan oleh yang bersangkutan. Semakin cepat tindakan yang diberikan oleh atasan kepada karyawan tersebut, semakin efektif penerapan disiplin yang dilakukan.
Prinsip ketiga adalah konsisten, perlakuan yang adil atas pendisiplinan karyawan dalam bentuk konsistensi tindakan akan berpengaruh terhadap efektivitas disiplin kerja.
Yang terakhir adalah impersonal, bahwa tindakan disiplin akan melihat kepada apa yang dilakukan oleh karyawan, bukan kepada siapa yang melakukannya. Peraturan yang ada berlaku atas seluruh lapisan organisasi,mulai dari top management sampai dengan para pelaksana.
Keempat prinsip di atas menjadi dasar penerapan disiplin yang akan dilakukan oleh seorang atasan terhadap para bawahannya.
Selanjutnya, berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan seorang atasan dalam menerapkan tindakan disiplin bagi karyawan bermasalah:
1. Mengumpulkan informasi
Faktor-faktor di bawah ini perlu menjadi pertimbangan atasan sebelum mendisiplinkan bawahan.
Keseriusan persoalan yang dihadapi. Seberapa fatal akibatnya bagi organisasi. Apa dampak dari perbuatan karyawan tersebut terhadap lingkungan kerja .
Jangka waktu persoalan tersebut. Prinsip pertama di atas menjelaskan bahwa disiplin akan efektif jika sesegera mungkin dilakukan kepada karyawan yang bermasalah tersebut.
Frekuensi dan kejelasan persoalan yang terjadi. Apakah persoalan ini sering terjadi. Apakah karyawan lain pernah melakukan persoalan yang sama. Pernahkan persoalan tersebut dicoba untuk diatasi.
Sejarah karyawan yang bemasalah. Lama kerja, sejarah promosi, keadaan ekonomi, imbal jasa yang didapat, pelatihan yang pernah didapat, dan informasi lain yang berkaitan dengan karyawan tersebut sangat bermanfaat bagi tindakan yang akan dilakukan.
Tindakan apa saja yang pernah diberikan kepada yang bersangkutan atas persoalan tersebut.
Lingkungan kerja. Sarana kerja, kemutakhiran peralatan, hubungan antar karyawan dan sebagainya perlu juga diperhatikan sebagai informasi dan pertimbangan.
Wewenang yang dimiliki oleh atasan yang bersangkutan apakah sesuai dengan keputusan yang akan dikeluarkan.
Dampak dari tindakan yang akan diberikan terhadap kinerja organisasi.
Dukungan manajemen. Apakah atasan mendapat dukungan dari manajemen.
2. Melakukan pembicaraan secara individu. Sasaran atasan dalam mendisiplinkan karyawan adalah untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja sesuai peraturan, bukan untuk membuat malu karyawan tersebut.
3. Spesifik terhadap persoalan yang ada. Kejelasan akan persoalan yang terjadi perlu spesifik mencakup : apa, kapan terjadi, dan siapa saja yang terlibat.
4. Memperhatikan faktor non verbal seperti : kejelasan bicara, bahasa tubuh. Atasan harus menyelaraskan faktor non verbal tersebut dengan situasi yang ada.
5. Tetap mempertahankan prinsip impersonal. Mendisiplinkan karyawan selalu mengarah kepada peningkatan sikap yang baik. Pendisiplinan bukan dilakukan dengan melihat siapa yang melakukan tetapi persoalan apa yang perlu diselesaikan.
6. Menjadi pendengar yang baik. Di dalam mendisiplinkan karyawan, atasan sebaiknya tidak emosional dan tetap memegang kendali.
7. Mencari jalan keluar bersama. Meliputi komitmen bersama dengan meminta pertanggung jawaban karyawan dan mendiskusikan tindak lanjut yang perlu dilakukan.
8. Memberikan tindakan sesuai dengan persoalan yang terjadi. Displin bertahap atau progresif menjelaskan perlunya pendisiplinan secara bertahap, dimulai dari yang lebih halus seperti teguran lisan sampai dengan pemberian skorsing. Di samping itu pemberian tindakan disesuaikan dengan konsekuensi yang layak dengan apa yang dilakukan, sesuai dengan peraturan organisasi.
9. Memberikan catatan-catatan terhadap apa yang dibicarakan. Informasi-informasi yang ada sebaiknya tercatat sehingga dapat digunakan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
10. Mendapatkan kesepakatan bersama. Kesepakatan bersama akan tindakan yang akan dilakukan oleh atasan perlu ada, untuk menumbuhkan rasa aman dan percaya bawahan akan keadilan yang diperolehnya.
11. Memonitor tindak lanjut dari tindakan tersebut. Tindakan disiplin yang diberikan oleh atasan bukan merupakan hasil akhir dari suatu persoalan, melainkan suatu awal dari proses peningkatan kualitas kerja karyawan. Oleh karena itu atasan perlu memonitor hasil tindak lanjut tersebut.
Artikel terkait di http://manajemenppm.wordpress.com
